Телефонограммы регистрируют и подшивают во входящей или отдельно

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 355
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 525

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Главная цель телефонограммы - документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п. Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа - письмо.

Рекомендации по ведению документооборота в строительной организации

Главная цель телефонограммы - документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п.

Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа - письмо. Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный.

В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Организационно-распорядительная документация. Гавлин, А.

Красавин, Л. Кузнецов и др. Ларин, А. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается печатается получателем. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты приглашения на совещания, заседания и т. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.

За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм обычно в составе ведомственных инструкций по делопроизводству. Например, см. Приказ Ростехнадзора от Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается печатается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. Текст телефонограммы не более 50 слов составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем.

В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.

Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.

Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.

В первую очередь следует записать сообщение, которое диктует вам собеседник на другом конце провода. Не важно, напишете вы его от руки на черновике или сразу наберете на компьютере, требуется лишь дословно зафиксировать информацию.

Главные вопросы, на которые должен для себя ответить секретарь, это кому, от кого и что именно передано. После этого обязательно перечитайте записанное сообщение передающей стороне. Это поможет избежать неточностей и досадных ошибок. Теперь нужно превратить полученную информацию в документ. Если в вашей организации работа с телефонограммами не регламентирована, то вам придется самому решить, как ее оформить.

Что в этой ситуации важно знать? Во-первых, юридическая сила поступившей телефонограмм ы определяется следующими реквизитами:. Все это мы и должны перенести с черновика на наш документ.

Еще рекомендуем указать дату и время приема информации. Во-вторых, обратите внимание на состав подписей. Телефонограмма - это такой оригинальный документ, который составляется и его автором, и получателем сообщения то есть оригинал документа автор в бумажном виде адресату не направляет и обратно документ с подписью о его получении не возвращается. Поэтому на телефонограмме, которую составляет отправитель, возможно проставить только личные росчерки:. А на телефонограмме, которую составляет получатель, будет личный росчерк только специалиста, принявшего сообщение по телефону.

Остальные подписи тоже нужно оформить, но они останутся без личных росчерков. Для наглядности приведем примеры оформления одной и той же телефонограммы в организации-авторе и организации-получателе см.

В-третьих, автор документа перед тем, как направить телефонограмму а не просто позвонить и попросить что-то кому-то передать , должен ее оформить и зарегистрировать. Ведение рукописного журнала регистрации телефонограмм может стать дополнительным аргументом в суде, подтверждающим факт передачи информации потому что считается, что в рукописный журнал сложнее внести правки задним числом. А вот поступающие телефонограммы можно сразу записывать в журнал без оформления их в качестве самостоятельных документов.

Просто важно отразить в журнале все обязательные реквизиты телефонограммы. Обычно дата телефонограммы соответствует дате ее получения, но бывает так, что ее оформляют, а дозвониться до адресата сразу не получается. Нормативные документы не содержат требований к регистрации телефонограмм.

Значит, нужно обратиться к правилам, утвержденным в вашей организации. Если и там ничего нет на этот счет, то для вас это повод задуматься и регламентировать данный момент или инициировать принятие и оформление такого решения.

Например, Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах предписывает входящую телефонограмму оформить в 2 экземплярах, один из которых будет передан адресату, а второй - подшит в дело входящих телефонограмм. Первый же экземпляр, получив резолюцию, отправится к исполнителю и пройдет полный круг обычного входящего письма, вернувшись затем в канцелярию. Он будет подшит в дело по вопросному принципу.

Второй вариант работы с принятыми телефонограммами предполагает регистрацию их в числе прочих служебных писем. Телефонограмме присваивается очередной входящий номер, но с буквенным индексом, акцентирующим внимание на том, что это именно телефонограмма, после чего ее единственный экземпляр отправляется к адресату. Исполненная телефонограмма также возвращается в отдел ДОУ и подшивается в дело.

Оба способа работы с принятыми телефонограммами имеют право на существование, и вы можете выбрать для себя любой из них. Пример 1 , подписывает у руководителя и, не совсем понимая ее особенность, рассылает по электронной почте или по факсу!

Считать ли такое произведение телефонограммой, факсограммой? Или это обычное письмо? Сказать сложно. На первый вопрос ответить утвердительно мешает то, что сообщение не было проговорено по телефону и получатель его самостоятельно не записал и потом не оформил.

Свою подпись о получении, дату и время получения, входящий номер вы можете проставить прямо на этой присланной телефонограмме. Хотя нормативные документы не говорят напрямую о том, что входящие телефонограммы требуют немедленного исполнения, логично отнести этот вид документов к тем, что требуют скорейшего рассмотрения. Ведь, во-первых, отправитель не зря прибегнул к оперативному каналу передачи информации, а во-вторых, большинство телефонограмм содержит конкретный срок: дату заседания, предоставления сведений и т.

Поэтому только что полученную телефонограмму следует как можно быстрее показать адресату. Рекомендуем вам отразить этот вопрос в своем локальном нормативном акте, регламентирующем делопроизводство. Получатель телефонограммы определяет срок исполнения задачи по ней сам, и только ему решать, следовать ли указанной в документе дате.

Основные перечни, регламентирующие хранение документов Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от Из этого следует, что исполненные телефонограммы целесообразно подшивать в дела, ориентируясь на тему сообщения, а не на вид документа.

Что касается журналов регистрации входящих телефонограмм, то ПТУД рекомендует хранить их в течение 3 лет ст. Бывает так, что две организации, тесно общаясь между собой по телефону например, на уровне диспетчерских служб , сталкиваются с необходимостью документировать факт передачи информации.

В подобных случаях порядок такой работы следует отразить в совместно подписанном документе, например, в договоре или дополнительном соглашении, положении о взаимодействии. Внутри организации правила приема и отправки телефонограмм отражаются в Инструкции по делопроизводству. На наш взгляд, даже если за всю свою историю компания не получила ни одной телефонограммы, информацию о том, как ее принять и как с ней работать, все же следует внести в локальный нормативный акт.

Особое внимание при этом рекомендуем обращать на сроки передачи телефонограмм на рассмотрение и исполнение. Телефонограмма хоть и нечасто встречающийся, но и не совсем забытый способ передачи оперативной информации. Пользоваться им или обходиться устным общением, а в особо важных случаях оперативно пересылать письмо по факсу либо электронной почте - ваша организация должна решить сама.

Но вот принять телефонограмму и направить ее в работу вы должны уметь. Надеемся, наша статья помогла вам разобраться в этом нехитром деле. Телефонограмма ТФГ - запись сообщений на расстоянии с голоса.

Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. Если ТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается.

Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назвать фамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй - предпринимаемые действия.

Телефонограмма излагаются от первого лица.

Составление телефонограммы по звонку. Телефонограммы

Датой телефонограммы является дата се передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству таможенного органа на рассмотрение, второй - подшивается в дело входящих телефонограмм. После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Телефонограмма о проведении совещания образец. Правила оформления телефонограмм

Современные технологии позволяют передавать любую информацию быстро и оперативно, поэтому телефонограмма - это сегодня не самый популярный вид сообщения. Тем не менее такой метод информирования все ещё актуален. Для каких целей служит телефонограмма? Как правильно принять и оформить такое телефонное сообщение? Что представляет собой телефонограмма? Это способ оперативной передачи служебного сообщения по телефону. Чем такой метод информирования отличается от простого телефонного звонка? Прежде всего тем, что прием и передача, а также дальнейшее хранение должны быть оформлены и зарегистрированы надлежащим образом. Только в этом случае сообщение может считаться телефонограммой и иметь юридическую силу. Информация, которую может содержать телефонограмма, - это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства вышестоящей организации.

Пример телефонограммы образец. Телефонограммы

Телеграмма - это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телефонной связи. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения. Он излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания.

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы.

Документ распространяется на организационно-распорядительные документы в строительной организации и применяется для обеспечения единых для данной организации правил ведения документооборота регистрация, учет, обработка и подготовка документов, контроль исполнения, порядок тиражирования, систематизация, подготовка для сдачи в архив и хранение документов. Методическая документация в строительстве.

Регистрация входящих документов

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений. Телефонограммы

Здравствуйте, так как решение суда у Вас уже есть, то изначально Вам нужно провести кадастровые работы по межеванию земельного участка. Возместить мне компенсацию причиненного морального вреда в размере 60000 рублей. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Это основные потребности самих трудящихся и членов их семей, уровень зарплаты в стране в общем, изменения стоимости жизни, размер социальных пособий, сравнение уровня жизни различных групп населения, другие экономические и общественные факторы. Специалисты по страховому праву утвердительно отвечают на этот вопрос.

Указанные действия должны быть совершены в течение срока принятия наследства, установленного ст. Содержание этой статьи: Что такое благодарственное письмо. Ниже проанализируем каждый из типов выплат в 2019 году беременным и рожающим женщинам.

Калининградская область Право на покупку авто на деньги материнского капитала можно реализовать только после рождения в семье 3-го ребенка 2. Субъекты, осуществляющие государственную регистрацию транспортных средств. Помимо соглашения с управляющей компанией, необходимо подписать соглашение с энергосбытом на поставку электроэнергии.

Теперь деньги, полученные за рождение 2-го ребенка, можно получать в виде ежемесячного пособия. Наследники- жена, совершеннолетний сын, 12летняя дочь и мать умершего. Как получить копию решения суда дистанционно.

Более эффективным способом является написание жалобы сразу в несколько инстанций.

Как видно, законодательство позволяет привлечь даже независимых судей к ответственности в рамках установленных пределов. Рассмотрим основные правила и особенности написания образца заявления на отгул. В настоящей статье мы выясним основные правила составления возражений. Квалификация по пункту по ч. Заключение При рассмотрении вопроса о возврате вещей в магазин Декатлон многие пользователи пишут о качественном обслуживании и должном сервисе, позволяющем вернуть товар без особых проблем с учётом соблюдения всех необходимых условий.

В Москве довольно много супермаркетов,которые делают скидки по социальной карте. Как только гражданин зарегистрировался в службе занятости, ему сразу же начинает поступать информация об общественных работах, которые предлагаются Центром.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. crowacspon

    А почему бы не лизнуть что-нибудь и попробовать на вкус?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных